La Funzione del Magazzino e la politica delle scorte.

La possibilità e la necessità di mantenere determinati quantitativi di merce in magazzino è una caratteristica che accomuna anche se non in ugual misura le imprese mercantili, industriali produttrici di beni e produttrici di servizi.

Nelle imprese mercantili: la funzione nel magazzino in questo tipo di imprese svolge l'attività di svincolare la fase dell'approvvigionamento da quella della vendita. Il magazzino permette alle imprese mercantili di acquistare le merci quando le condizioni di mercato sono favorevoli e inoltre di soddisfare senza interruzioni le richieste della clientela.

Nelle imprese industriali: La funzione del magazzino in questo tipo di imprese consiste da un lato, nello svincolare l'andamento temporale della produzione dall'approvvigionamento delle materie e, dall'altro, nello svincolare i ritmi della produzione dall'andamento delle vendite. Questo consente a tali imprese di svolgere l'attività produttiva con maggior elasticità e in modo più efficiente, evitando le sottoutilizzazioni dell'energie umane e dei beni strumentali e le diseconomie, e anche il rischio di non riuscire a soddisfare totalmente le richieste della clientela.

Nelle imprese di servizi il magazzino svolge una funzione di secondo livello perché vi è l'impossibilità di fare scorte dei servizi richiesti.

La politica delle scorte è l'insieme delle scelte gestionali con cui il management tende a regolare i flussi in entrata e in uscita relativi sia ai materiali impiegati nella produzione sia ai prodotti ottenuti, allo scopo di governare razionalmente le quantità e i tempi di permanenza di tali beni presso i magazzini aziendali.

Essa si ricollega alle decisioni riguardanti:1) la politica degli acquisti cioè le scelte riguardanti le quantità e i tempi degli approvvigionamento da effettuare;2) La politica della produzione,con la definizione dei ritmi di produzione, e dei mezzi da utilizzare in quest'ultima;3) La politica delle vendite, con le scelte dirette a definire a chi vendere, come, come non far variare le vendite nel tempo o come almeno poter ridurre la variabilità delle vendite nel tempo.

Gli obiettivi del magazzino sono :

• Assicurare continuità e tempestività di svolgimento ai processi tecnici di produzione
• Assicurare una continua e tempestiva alimentazione dei processi di vendita
• Ottenere le migliori condizioni di approvvigionamento
• Ridurre al minimo i costi connessi al mantenimento delle scorte

Per raggiungere tali obiettivi pero il magazzino deve essere sotto il profilo organizzativo ben funzionale ed operativo, deve inoltre saper redigere piani di acquisto basati alla produzione aziendale e alle vendite, ma anche compatibili con le strutture fisiche e con le capacità di stoccaggio dell'azienda, inoltre poiché dobbiamo capire che l'azienda e un organismo economico gli operatori del magazzino devono trovare il giusto equilibrio tra costi e benefici che derivano dal mantenimento delle scorte.

I costi di gestione delle scorte appartengono ai seguenti tre gruppi:

Oneri finanziari (sui capitali investiti in scorte)

Costi relativi alla struttura e al funzionamento del magazzino

Perdite (furti, incendi, ecc.)

Le scorte si possono anche classificare secondo un loro livello quantitativo come:

La scorta funzionale: è quella il cui livello garantisce la continuità e la regolarità della produzione e la puntuale evasione degli ordini, cercando pur sempre il punto di equilibrio tra costi-rischi e benefici.

La scorta di sicurezza: è la parte di scorta funzionale che segna il livello al di sotto del quale gli stock non devono scendere per non andare incontro all'interruzione della produzione o delle vendite.

La scorta effettiva: è la quantità che in un dato momento risulta realmente a disposizione dell'azienda

La scorta speculativa: è costituita dalle quantità approvvigionate in eccedenza rispetto ai fabbisogni aziendali nella prospettiva di guadagni derivabili da un aumento dei prezzi delle materie sul mercato di approvvigionamento.

La funzione di approvvigionamento, propria dell'ufficio acquisti, ha il compito di:

Individuare i mercati di approvvigionamento

Individuare e selezionare i fornitori, stipulare i contratti di acquisto e controllarne l'esecuzione

Coordinare gli acquisti di materiali con le esigenze della produzione e gli acquisti di merci con le esigenze delle vendite.

I piani di acquisto si inseriscono nella generale programmazione d'impresa, cioè fanno parte del sistema di budget settoriali che compongono il budget d'esercizio. La formulazione di piani di acquisto ha il proprio fondamento nella previsione delle vendite.

Infatti questa viene determinata, per quanto riguarda le imprese mercantili Quantità di merci da preventivo delle vendite + Scorte finali di merci preventivate - Scorte iniziali di merci in magazzino = Quantità di merci da acquistare; per quanto riguarda invece le imprese industriali la formula sarà sempre la stessa ma invece di usare la parola merci useremo la parola materiali.

Un'efficace gestione delle scorte di merci nelle imprese mercantili, e materiali nelle imprese industriali, presuppone un'accurata analisi della composizione dei magazzini e richiedere la razionale soluzione di due fondamentali scelte cioè il momento e la quantità giusta da acquistare.

Il lotto economico è la quantità di merci o di materiali che ogni volta è opportuno acquistare per rendere minima la combinazione dei costi totali che l'azienda deve sostenere, cioè i costi di ordinazione e quelli di stoccaggio.

Q_x = Lotto economico o quantità ottimale da acquistare ogni volta

F = Fabbisogno annuo della merce o del materiale considerato

C₀ = Costo fisso di ogni ordinazione di merce o materiale

m = Costo annuo unitario di stoccaggio

P = Prezzo unitario di acquisto riferito a ogni unità fisica di merce o di materiale

Formula del lotto economico di acquisto: Q_x = √2F * C₀/m * P

Il punto di riordino è il livello di scorta raggiunto il quale si rende necessario che l'Ufficio magazzino comunichi all'Ufficio acquisti l'esigenza di effettuare un nuovo ordine al fornitore.

La cui formula si esprime cosi:

Punto di riordino = Consumo Giornaliero * Tempo di riordino + scorta di sicurezza

Indice di rotazione delle scorte indica il numero delle volte in cui avviene il completo rinnovo degli stock in un periodo di tempo, questo può essere determinato a quantità fisiche o a valori:

L'indice di rotazione a quantità fisiche si utilizza per valutare la velocità di rinnovo di un singolo articolo o di un gruppo di articoli esprimibili quantitativamente con una stessa unità di misura,

la cui formula è:

Indice di rotazione = Totale delle quantità vendute/scorta media

L'indice di rotazione a valori si utilizza per apprezzare la velocità di rinnovo dell'intero magazzino o di gruppi di articoli esprimibili con unità di misura differenti. La sua Formula è:

Indice di rotazione = Costo delle merci vendute/costo della scorta media

Un indice di rotazione elevato significa:

• Minori capitali investiti in scorte e minori oneri finanziari effettivi o urativi connessi a tale investimento
• Minori costi di gestione del magazzino
• Minori rischi di perdite per ribassi di prezzi e per obsolescenza commerciale dei beni

Il just in time è un moderno sistema di produzione che consiste nel tentativo di ridurre al minimo, in tutti gli stadi del processo produttivo, i tempi di attesa dei materiali, facendoli giungere alla linea di produzione al momento giusto in modo da minimizzare le scorte in magazzino, questo richiede però la flessibilità degli impianti, la capacità produttiva di riserva per fronteggiare prontamente gli incrementi di produzione e infine deve sostenere costante sforzo verso la qualità.