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TIPOLOGIE DI TESTI

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TIPOLOGIE DI TESTI

I testi di carattere professionale si suddividono in due grandi tipologie:

1. Testi informativi (chiamati anche espositivi/descrittivi/referenziali)

2. Testi argomentativi (di convinzione e persuasione)

Cominciamo dalla prima tipologia: testi che devono fornire informazioni, dati, notizie. In questo ambito vedremo la lettera; l’e-mail e il verbale.



Lettera

La lettera è un genere molto praticato in ambito professionale. Per il testo vero e proprio della lettera valgono, naturalmente, tutte le indicazioni viste per la produzione del testo in generale (coerenza e coesione ecc.). Adesso dunque vedremo gli elementi che caratterizzano la lettera: il mittente, il destinatario, gli indirizzi, la data ecc.

1. Mittente

 

Quando ci si presenta, si firma in fondo alla lettera ecc., bisogna seguire la successione NOME+COGNOME. Dunque Mario Rossi, ad es. Infatti si parla di Giuseppe Garibaldi o di Dante Alighieri, non di Garibaldi Giuseppe o di Alighieri Dante. La successione COGNOME+NOME è utilizzata soltanto negli elenchi (ad es. elenchi del telefono ecc.), per questioni puramente pratiche (sistemazione in ordine alfabetico ecc.).

Per le donne sposate vige la seguente successione:

Nome – cognome originario – cognome acquisito

Perciò:

Iolanda Conti Cattaneo

Per maggiore chiarezza si può mettere in maiuscolo il cognome originario:

Iolanda CONTI Cattaneo

Nella lettera presentarsi sempre indicando NOME e COGNOME, piuttosto che omettendolo. Quindi anziché:

Io sottoscritto dichiaro…

Il sottoscritto dichiara

sarà opportuno scrivere così:

Io sottoscritto Mario Rossi dichiaro

Il sottoscritto Mario Rossi dichiara

Si tenga sempre che le formule “io sottoscritto”, “il sottoscritto” sono prevalentemente burocratiche.

Naturalmente la I persona singolare (io) non è l’unica persona che si può utilizzare in una lettera. Se il caso lo richiede, si può anche usare la I persona plurale (noi), che ha per lo più valore inclusivo (ad es. quando si scrive a nome di un ente, un’azienda ecc.). Oppure si può ricorrere al “si impersonale”: si scrive , si osserva , si fa notare (anche in questo caso da usare soprattutto in comunicazioni burocratiche).

2. Destinatario

Qualche dubbio e problema si pone quando si usa il lei. Dal punto di vista grammaticale “lei” è pronome personale femminile, quindi la grammatica vorrebbe che si concordasse sempre al femminile. Di solito però “lei” si concorda in base al genere reale e non in base a quello grammaticale. Dunque se ci si rivolge a un individuo di sesso maschile si userà il maschile: “lei, signor Carli, è molto valido”. Al contrario, se ci si rivolge a un individuo di sesso femminile si userà il femminile: “lei, signora Carli, è molto valida”. Si tenga però presente che è tollerata anche la concordanza al femminile quando ci si rivolge a un uomo: “lei, signor Carli, è molto valida”. Anzi tale concordanza al femminile sarà da applicare allorché e un participio passato preceduto dal pronome personale oggetto di “lei” (cioè la), da concordare col genere grammaticale del pronome in questione, come nella frase seguente:

Avvocato, tutto il paese l’ha vista piangere in televisione

Regola che del resto si applica abitualmente negli altri casi, ad es.:

Io li ho visti in televisione

Io le ho viste in televisione

In casi ritenuti particolarmente importanti, quando ci si rivolge a persone illustri, si possono usare le cosiddette maiuscole di rispetto: cioè il “lei” e relativi aggettivi e pronomi (suo, sua, la, le ecc.) vanno messi maiuscoli. Importante, qualora si decida di usare le maiuscole di rispetto, è applicarle sempre. Dunque bisogna evitare forme del genere (dove la maiuscola di rispetto non è sempre rispettata):

Mi rivolgo a Lei in attesa di incontrarla

Rispondo alla sua del 20 aprile c.m.

Forma corretta è la seguente (con tutte le maiuscole di rispetto):

Mi rivolgo a Lei in attesa di incontrarLa

Rispondo alla Sua del 20 aprile c.m.

Da evitare, infine, una forma arcaica come Signoria Vostra (abbreviata S.V.).

3. Indirizzo interno

L’indirizzo messo sulla busta va ripetuto e messo in alto a sinistra del foglio: è chiamato indirizzo interno (è utile nell’archiviazione e protocollatura del materiale; inoltre di solito la busta viene gettata via, quindi se non ci fosse l’indirizzo interno, si rischierebbe di smarrire i dati).

La forma è la seguente (identica a quella applicata all’esterno sulla busta):

Nome Cognome

Via . numero civico

CAP Città Provincia

Esempio:

Paola Rossi

Via Garibaldi 17

20121 Milano MI

Tra il nome della via e il numero civico la virgola è facoltativa. La provincia va messa secondo le abbreviazioni automobilistiche (Roma però è RM); inoltre le Poste italiane raccomandano di non mettere tale abbreviazione fra parentesi: in questo modo si facilita lo smistamento meccanico della corrispondenza.

Quando si deve indicare anche la sede di lavoro si procede così:

Destinatario

Ente

Via e numero

CAP Città

Esempio:

Gianfranco Menabuoi

Cancelleria di Stato

Via Adamello 15

10142 Torino TO

In casi del genere, quando cioè si riporta anche la sede di lavoro, è da evitare, perché assolutamente inutile, la forma “c/o” o “c.o.”, abbreviazione dell’inglese “care of”. Dunque forme come:

Paola Rossi

c/o Giulio Einaudi Editore

Via Biancamano 2

10121 Torino TO

oppure:

Paola Rossi

c.o Giulio Einaudi Editore

Via Biancamano 2

10121 Torino TO

andranno sostituite con la più sintetica:

Paola Rossi

Giulio Einaudi Editore

Via Biancamano 2

10121 Torino TO

Vediamo altre possibilità, sempre con la presenza della sede di lavoro.

La forma seguente:

Gent.mo dott. Paride Gambacorta

Banca Commerciale Italiana

Direzione Centrale

Sezione mutui

Piazza della Scala 6

20121 Milano MI

che si può arricchire anche con la forma iniziale “All’attenzione”/”Alla cortese attenzione” (abbreviabile con “Alla c.a.”):

All’attenzione del dott. Paride Gambacorta

Banca Commerciale Italiana

Direzione Centrale

Sezione mutui

Piazza della Scala 6

20121 Milano MI

Alla c.a. del dott. Paride Gambacorta

Banca Commerciale Italiana

Direzione Centrale

Sezione mutui

Piazza della Scala 6

20121 Milano MI

tale forma può essere anche impostata così (anticipando cioè la sede di lavoro):

Banca Commerciale Italiana

Direzione Centrale

Sezione mutui

All’attenzione del dott. Paride Gambacorta

Piazza della Scala 6

20121 Milano MI

In tutti i casi finora discussi il destinatario era sempre noto. Se invece non si conosce la persona precisa ma solo la sede, si procede nel seguente modo:

Banca Commerciale Italiana

Direzione Centrale

Sezione mutui

Piazza della Scala 6

20121 Milano MI

A chi di competenza

Cioè dopo l’indirizzo interno si metterà, un paio di righe sotto, la formula “A chi di competenza”.

4. Titoli di cortesia

Si danno le abbreviazioni dei titoli di cortesia più frequenti.

Signore > Sig.

Signora > Sig.ra

Signori > Sigg.

Dottore > Dott.

Dottoressa > Dott.ssa

Professore > Prof.

Professoressa > Prof.ssa

Ingegnere > Ing.

Architetto > Arch.

Ragioniere > Rag.

Geometra > Geom.

Famiglia > Fam.

NOTAIO non si abbrevia

Pregiato/a > Preg.

Pregiatissimo/a> Preg.mo/a

Egregio/a > Egr.

Distinto/a > Dist.

Illustre > Ill.

Illustrissimo/a > Ill.mo/a

Gentile > Gent.

Gentilissimo/a > Gent.mo/a

Spettabile > Spett.; Spett.le

Assolutamente da evitare l’accumulo di titoli (si usa solo quello più specifico).

NO ' Gent.mo sig. dott. avv. Renato Renati

   ' Gent.mo avv. Renato Renati

Attenzione all’aspetto grafico (cioè non ci vuole uno spazio dopo il punto fermo):

   '   Sig.ra

NO '   Sig. ra

   ' Gent.mo

NO ' Gent. mo

Cioè essendo un punto interno in un’abbreviazione non si segue la regola grafica che vuole sempre uno spazio dopo i segni di punteggiatura.

Gli aggettivi di grado positivo possono essere scritti anche per esteso:



Gentile sig.

Mentre al superlativo vanno sempre abbreviati:

Gent.mo sig.

Una raccomandazione: non abusare delle maiuscole di rispetto. Vediamo alcuni esempi:

' Avv. Renato Renati

' Gent.mo avv. Renato Renati

NO' Gent.mo Avv. Renato Renati

Cioè: se si utilizza soltanto il titolo professionale (o in alternativa il generico “sig.”), l’iniziale di esso sarà maiuscola. Se si utilizza anche un aggettivo di cortesia, basta l’iniziale maiuscola dell’aggettivo.

Però nel corso della lettera è indice di grande cortesia utilizzare l’iniziale maiuscola del titolo professionale (o in alternativa del generico “sig.”) qualora non segua il nome proprio:

Le abbiamo scritto, gentile Signore, che

Le abbiamo scritto, gentile Avvocato, che

Nelle lettere circolari (indirizzate cioè a più persone) gli indirizzi interni si presentano così:

Avv. Carlo Carli

Via Bartoletti 11

34148 Trieste TS

e, p.c.

Sig.ra Caterina Rossi

Piazza delle Erbe 3

37121 Verona VR

Cioè dopo l’indirizzo principale seguono tutti gli altri introdotti dalla formula “e, p.c.” che significa: “e, per conoscenza”. La virgola tra “e” e “p.c.” è facoltativa.

Se ci si rivolge a un ente, un’azienda (cioè non a una persona) l’aggettivo di cortesia da usare è SPETTABILE (abbreviato in Spett./Spett.le):

 

Spett. INPS

Via Fontivegge 1

06124 Perugia

A chi di competenza

5. Formule di inizio

La formula di inizio è quella che apre la lettera, e dove vanno utilizzati i titoli di cortesia visti in precedenza.

Se l’indirizzo interno è il seguente:

Egr. dott. Carlo Menabuoi

Via Adamello 15

10142 Torino TO

vi sono tre possibili formule di inizio:

1. Egr. dott. Menabuoi,

2. Egr. dottore,

3. Caro/Gentile dottore,

    Caro/Gentile Menabuoi,

La 3. va utilizzata, come è ovvio, se il grado di familiarità è abbastanza alto. Altro esempio. Se l’indirizzo interno è il seguente:

Preg.mo dott. Enzo De Paolis

Via Sole 9

37121 Verona VR

allora le formule di inizio saranno:

1. Preg.mo dott. De Paolis,

2. Preg.mo dottore,

3. Gentile dottore,

    Gentile De Paolis,

Cioè, generalizzando:

·     Titoli + cognome/nome+cognome (sono tollerati i titoli abbreviati: vanno usati gli stessi dell’indirizzo interno, naturalmente)

·     Solo titoli (il titolo professionale va scritto necessariamente per intero)

Dunque:

  ' Preg.mo prof. Carli,

' Preg.mo prof. Enzo Carli,

NO ' Preg.mo dott.,

   ' Preg.mo dottore,

 

NO ' Gent.mo prof.,

' Preg.mo professore,

Se si scrive a un ente, l’indirizzo interno sarà ad es.:

Spett. INPS

Via Fontivegge 1

06124 Perugia

A chi di competenza

e la lettera non userà alcuna formula di inizio (non ci si può rivolgere a un ente astratto). Si inizierà subito così:

1. Con la presente comunico / vi comunico …

2. ½ comunico …

Quindi rimodulando si presenterà così:

Spett. INPS

Via Fontivegge 1

06124 Perugia

A chi di competenza

Con la presente comunico / vi comunico …

6. Formule di conclusione

Varie sono le formule di conclusione. Le più semplici sono:

Distinti saluti

Cordiali saluti

Spesso però sono articolate in almeno due membri, di cui il secondo contiene l’espressione Distinti saluti/Cordiali saluti

Ad es., il primo membro può presentare le seguenti formule:

 

In attesa di una sua risposta,

In attesa di una sua gradita / pronta risposta,

In attesa di un suo gradito riscontro,

Nel ringraziare / Ringraziando sentitamente,

Ringraziandola per la squisita disponibilità,

Ringraziandola per l’interessamento,

La ringrazio e in attesa di una risposta

cui segue:

Porgo distinti/cordiali saluti

La saluto cordialmente / distintamente

Colgo l’occasione per inviarle i miei saluti più cordiali / distinti

Qualche riga più sotto si può mettere la formula (facoltativa):

Suo / Sua

seguita dalla firma autografa (dunque NOME+COGNOME) possibilmente leggibile. In ogni caso, per evitare difficoltà di lettura, sotto la firma autografa si mettono nome e cognome videoscritti con l’eventuale qualifica professionale.

L’espressione “In fede” viene utilizzata al posto di “Suo/Sua” per attestare la veridicità di quanto si dichiara, si afferma: è dunque usata soprattutto in documenti burocratici e quando si vuole sottolineare che quanto è scritto risponde a verità.

7. Data

La data (con relativo luogo che precede) si può collocare:

1.   In alto a destra

2.   Alla fine, a sinistra o destra

La formula elegante è la seguente:

Como, 9 novembre 2005

Cioè indicare per esteso luogo, giorno, mese e anno. Al massimo si può abbreviare l’anno:

Como, 9 novembre ’05

Sono formule permesse:

Como, 9/11/05

Como, 9.11.05

Como, 9.XI.05

Como, 9-l1-05

Sono assolutamente scorrette, benché ancora diffuse in ambito soprattutto burocratico:

li 9 novembre 2005

lì 9 novembre 2005

Comunque ecco un quadro riassunto della lettera:


Prot. n. / rif. n.

Indirizzo interno

 

data

 


Oggetto:

Formula d’inizio

 

TESTO DELLA LETTERA

 

FORMULA DI CONGEDO
 


Firma autografa

DATA

 

DATA

 
(nome+cognome)




Allegato/i:

1.

2.

INDIRIZZO MITTENTE

 



Fondamentale è anche la presentazione materiale dei documenti. Un testo si legge bene non solo se risulta scritto chiaramente, ma anche se viene presentato in modo chiaro, anzi il primo impatto di lettura è sempre con la disposizione materiale del documento.

Questi gli elementi da prendere in considerazione:

·     margini

·     interlinea

·     iminazione

Margini

Per un testo di media lunghezza (tale cioè da occupare un foglio A4) i margini superiore e inferiore devono essere almeno di 2/2,5 cm. Andranno aumentati se il testo è breve (in modo tale, cioè, da ottenere alla fine un testo centrato). Particolare riguardo per il margine sinistro, che deve essere, indicativamente, di almeno 3 cm: in modo tale vi sarà spazio sufficiente per praticare dei fori e legare insieme i fogli.

Interlinea

Si consiglia un’interlinea 1,5/2.

Iminazione

Riguardo i caratteri tipografici, si distinguono due tipologie: caratteri con le grazie; caratteri senza grazie.

I caratteri con le grazie sono quelli che presentano un raccordo tra aste verticali e linee orizzontali:

M       d

I caratteri senza grazie sono privi delle linee orizzontali; risultano più essenziali:

M       d

Il consiglio che si dà è il seguente: per il corpo del testo va utilizzato un carattere con le grazie (ad es. Times, Garamond, Courier); per i titoli, le intestazioni dei paragrafi, gli elementi insomma che forniscono lo schema logico del testo, è opportuno scegliere un carattere senza grazie (ad es. Arial, Verdana). In questo modo l’effetto visivo complessivo è estremamente elegante e di grande distensione per l’occhio di chi legge.

Inoltre:

il tondo è il carattere che si usa nei testi correnti (quello che stiamo usando in questo momento).

Il corsivo si usa in particolari casi, che abbiamo visto.

Il grassetto o neretto si usa raramente, ed è in genere da evitare (ad es. da evitare per evidenziare parole: si userà il corsivo). Si può usare per elementi definiti nella ina, come le numerazioni di capoversi o i titoletti. Chi legge deve sapere che il neretto indica un livello di struttura più generale del testo in tondo.

Il MAIUSCOLO va usato con grande parsimonia. Anche nei titoli bisogna cercare di evitare i testi in maiuscolo, che risultano di difficile lettura e che avrebbero bisogno di attente spaziature tra le lettere. In alternativa è meglio utilizzare variazioni di corpo o il neretto o un carattere alternativo.

Quanto all’iminazione in senso stretto, vi sono tre modelli.

1. Modello a blocco chiuso

Gentile sig.ra Giardini,

a seguito della visita dei suoi collaboratori al cantiere abbiamo individuato …

Con la presente intendo proporle la lista dei lavori …

Premesso che preferiamo …

In questo modello non si usa il rientro e la spaziatura tra paragrafi.

2. Modello a blocco emarginato

Gentile sig.ra Giardini,

a seguito della visita dei suoi collaboratori al cantiere abbiamo individuato …

Con la presente intendo proporle la lista dei lavori …

Premesso che preferiamo trattare con lei …

In questo modello si usa il rientro di capoverso.

3. Modello a blocco aperto

Gentile sig.ra Giardini,

a seguito della visita dei suoi collaboratori al cantiere abbiamo individuato …

Con la presente intendo proporle la lista dei lavori …

Premesso che preferiamo trattare con lei …

In questo modello si usa la spaziatura tra paragrafi ma non il rientro di capoverso (questo perché rientro di capoverso e spaziatura sono sconsigliati insieme).

Ancora un po’ di terminologia pratica.

Ecco un esempio di Testo giustificato:

Dopo circa due mesi trascorsi dall'insediamento dell'Ufficio Speciale per l'Immigrazione nella sede di Piazza Santa Chiara n. 4, si ritiene opportuno fare una prima ricognizione sui servizi attivati in favore degli immigrati extracomunitari e nomadi.

A tale scopo si allegano in copia le deliberazioni adottate dalla Giunta Comunale, dalla cui lettura potranno essere tratti utili elementi per avviare l'utenza ai servizi posti in essere.

Va premesso che i servizi in argomento possono essere rivolti, stante il quadro normativo vigente, soltanto ai soggetti in regola con la normativa che disciplina il soggiorno in Italia e che non abbiano già fruito in precedenza di analoghi servizi da parte della Pubblica Amministrazione.

Cioè quando c’è un perfetto allineamento su entrambi i margini, sia destro che sinistro.

Invece ecco un esempio di Testo a bandiera:

Dopo circa due mesi trascorsi dall'insediamento dell'Ufficio Speciale per l'Immigrazione nella sede di Piazza Santa Chiara n. 4, si ritiene opportuno fare una prima ricognizione sui servizi attivati in favore degli immigrati extracomunitari e nomadi.

A tale scopo si allegano in copia le deliberazioni adottate dalla Giunta Comunale, dalla cui lettura potranno essere tratti utili elementi per avviare l'utenza ai servizi posti in essere.

Va premesso che i servizi in argomento possono essere rivolti, stante il quadro normativo vigente, soltanto ai soggetti in regola con la normativa che disciplina il soggiorno in Italia e che non abbiano già fruito in precedenza di analoghi servizi da parte della Pubblica Amministrazione.

Cioè quando l’allineamento avviene solo a sinistra: l’effetto è quello di una bandiera, infatti.


TEST

Come esercizio, si provi a riscrivere la seguente lettera, secondo tutte le indicazioni viste finora. La lettera è sviluppata male, sia dal punto di vista della coerenza sia da quello della coesione.

Gentile prof. Benn,

la sua straordinaria fama di studioso, la sua competenza, la profondità e la completezza dei suoi studi, e, insieme, la generosità che – mi dicono – è una delle sue doti principali, e ancora, non ultime, le entusiastiche approvazioni che lei riscuote anche presso gli studenti italiani per la sua ospitalità, mi spingono a scriverle per annunciarle il mio arrivo a Berlino.

Mi sto occupando degli epigoni novecenteschi di Goethe e mi auguro di trovare molto materiale, e soprattutto una buona guida. Qui a Trieste sono seguita dal prof. Storne, che mi ha indirizzato a lei e ha impostato i miei primi passi. Potrò telefonarle al mio arrivo? Forse non le ho detto che sono una studentessa Erasmus. Un caro saluto da Paola Rossi [seguono indirizzo e numero telefonico]

Altro esercizio: a partire dai dati forniti si scrivano due lettere:

1. Il dottor Donato Benvenuti con una lettera del 10 settembre 2005 presentava il proprio curriculum per chiedere l’assunzione presso l’Immobiliare Grattacieli S.p.A. di Roma.

Gli risponde Raffaelo Sala, responsabile del personale della Immobiliare Grattacieli S.p.A.

Comunicare in maniera garbata ed efficace a Benvenuti che l’Immobiliare per il momento non può assumerlo.

2. Il signor Carlo Carli chiede la sostituzione del frullatore comprato per corrispondenza dalla ditta “Elettrodomestici facili”

-      acquistato un anno e due mesi fa

-      la garanzia era di un anno (quindi è scaduta…)

-      un mese dopo l’acquisto l’ha rispedito per una riparazione

-      si è rotto altre tre volte: due volte riparato sotto garanzia e una a sue spese

-      eppure adesso si è rotto per l’ennesima volta

-      ha già speso 100 euro per riparazioni e spese postali


E-mail

La versione elettronica della lettera è l’e-mail (electronic mail: posta elettronica). Si tratta ormai di una tipologia di scrittura ampiamente usata nel mondo del lavoro, a cui è opportuno dedicare la giusta attenzione.

Ecco, in sintesi, un elenco delle sue caratteristiche:

·     Non prevede interazioni (a differenza del dialogo telefonico o frontale, nel quale a seconda della reazione dell’interlocutore si può correggere il proprio approccio e regolarsi di conseguenza)

·     Si può strutturare come testo normale (cioè in sostanza ha le medesime caratteristiche della lettera, e come tale deve essere trattata)

·     Può essere rivista e modificata fino all’ultimo

·     Una volta inviata non è modificabile

·     Arriva subito

·     Può essere riletta molte volte dal destinatario

·     È un documento, una testimonianza

Dicevamo che va trattata come una lettera: per cui bisogna utilizzare le formule d’inizio e quelle di conclusione e firmarsi.

Quindi, con i superiori, con chi non si conosce personalmente, questa sarà la struttura da seguire:

Gentile ingegnere Carli, / Gentile dott. Rossi,

[testo dell’e-mail]

La saluto cordialmente

Firma

Dunque:

·     Evitare le maiuscole di rispetto

·     Usare uno stile formale e rispettoso

·     Ma non burocratico e troppo ossequioso

Inoltre, se il testo supera una certa lunghezza (più di 20 righe) valutare se conviene trasformarlo in allegato.

Evitare le formule di saluto generico come: Salve, Buongiorno

Usare invece le formule d’inizio viste per la lettera, e soprattutto menzionare sempre il nome/cognome della persona cui si ci rivolge fin dalla formula d’inizio. Ad es.:

Gentile professor Bianchi,

Gentile ingegner Rossi,

Le chiusure possono essere più partecipate e meno formali; ad es.:

La ringrazio della disponibilità. Cordiali saluti

Spero di incontrarla presto di persona. Intanto la ringrazio e le invio i miei più cordiali saluti

Nella comunicazione con persone cui si dà del tu, ma che si conoscono da poco, evitare gli inflazionati “Baci”, “Abbracci”; essere più discreti e usare “Ciao”, “A presto”, altrettanto efficaci ma meno intimi.

Ruolo fondamentale riveste il cosiddetto paratesto, la riga-oggetto (il subject): si tratta del primo elemento che si presenta a chi legge una nostra e-mail. Non va assolutamente sottovalutato, ma va usato con accortezza ed efficacia.

Dunque evitare scritte generiche, magari in maiuscolo come:

URGENTE

IMPORTANTE

Vista la diffusione di scritte del genere nello spamming, così facendo si rischia di indurre chi ci legge a cestinarci immediatamente.

Bisogna dunque essere brevi ma chiari e precisi.

Ecco un prospetto esemplificativo:



NO

Progetto internet

Prog. internet: prox. riunione 10 aprile

Ancora sul bilancio

Urgente per bilancio di gruppo

E-business

Sul convegno E-business

Brochure

Brochure: bozza per tuo ok

Griglia

Mi serve la griglia dei siti di gruppo

Scelta gadget

Gadget: non sono d’accordo, parliamone ancora

Problemi

Il file pdf non si apre

E-learning

Prox. riunione spostata

Nella comunicazione con l’e-mail vige il principio della piramide rovesciata, cioè: dall’informazione principale ai dettagli.

Ciò di più importante va messo nella riga-oggetto e nel primo paragrafo.

Anche le notizie negative.

La struttura del messaggio va dunque concepita come una mappa visiva (si tenga anche sempre che di solito si legge l’e-mail dallo schermo, più raramente lo si stampa, o al massimo si decide di stamparlo solo dopo una prima lettura dal video).

Dunque:

§     Preparare un indice iniziale, se il documento è lungo

§     Paragrafi brevi, introdotti da titoli maiuscoli

§     Spazio bianco tra paragrafi

§     Elenchi alfanumerici per sintetizzare

Perciò la brevità è essenziale, ma:

Essere brevi non vuol dire abbreviare

La grammatica, cioè, rimane fondamentale, ed è indice di grande attenzione e rispetto. Una e-mail piena di sviste e refusi indica grande confusione e trascuratezza.

Si tollerano poche abbreviazioni, al massimo:

prox.

ecc.

ok

Per il resto, come già si accennava, l’e-mail va elaborata come una lettera, e prevede come qualsiasi testo scritto le cinque fasi che abbiamo visto.

È comunque una forma di comunicazione meno rigida, per cui si possono scegliere soluzioni meno formali (sempre a seconda dei casi e delle situazioni).

Ad es. una comunicazione rigida e neutra come la seguente:

A far data da oggi, tutti i dipendenti potranno scaricare il cedolino dello stipendio dalla sezione Risorse Umane dell’intranet aziendale

può essere resa più efficace con un approccio meno distaccato, così:

Da oggi c’è un nuovo servizio per te: il cedolino dello stipendio online sull’intranet aziendale

Un altro esempio; una comunicazione neutra come la seguente:

Si comunica che tutti i dipendenti facenti capo alla struttura Marketing & Communications sono convocati per una riunione materdì prossimo, 15 novembre, alle ore 9.30 presso l’Auditorium. Pregasi confermare partecipazione, grazie

può essere resa così:

Cari colleghi, siete tutti invitati a un incontro per fare il punto sulle nostre attività. ½ aspetto martedì prossimo, 15 novembre, alle ore 9.30 in Auditorium. ½ allego l’agenda, in modo che possiate già farvi un’idea dei temi che tratteremo. Se ne avete di nuovi, segnalatemeli pure. A presto, grazie a tutti per la collaborazione

Confrontate i testi e cercate di cogliere le strategie utilizzate (uso di una persona “inclusiva” come la II sing./plur.; lessico più informale ecc.)

Data la velocità con cui si scrivono le e-mail, può anche capitare di avere delle discussioni dai toni accesi (il cosiddetto flaming). Ecco una serie di consigli per affrontare al meglio una tale evenienza:

·     Non contrapporsi in modo frontale

·     Riconoscere nelle ragioni altrui ciò che c’è di condivisibile

·     Fare proprio il linguaggio altrui

·     Insistere sulla condivisione di elementi in comune

·     Usare congiuntivi e condizionali (che sono meno frontali e appartengono all’ambito della possibilità e non della certezza)

·     Ringraziare

Infatti ricordatevi sempre che:

·      I messaggi, una volta inviati, non si controllano

·      Possono essere girati, anche a vostra insaputa

L’e-mail può essere utilizzata per diversi scopi. Vediamone brevemente alcuni.

Convocare riunioni

Ecco gli elementi da tenere presenti:

§                  Precisa indicazione di data, ora e luogo

§                  Chiarezza sull’oggetto e gli obiettivi

§                  Informazioni su chi vi prenderà parte

§                  Brevità complessiva

In casi del genere l’e-mail, una volta svoltasi la riunione, consente di avere un puntuale Feedback, perché permette:

·                              Invio del resoconto (verbale)

·                              Raccolta di quesiti, osservazioni o di quanto non emerso durante la riunione

·                              Informazione per chi non ha potuto parteciparvi

Ottenere approvazione

Se si lavora a un progetto coordinato da un proprio superiore, ecco i consigli da seguire per una resa ottimale:

·                                          Documentare ogni fase del lavoro

·                                          Spiegare sempre il perché di certe scelte

·                                          Darsi una falsa scadenza, ovviamente anticipata

·                                          Esplicitare, fin dalla prima e-mail, la regola del silenzio-assenso (ciò velocizza notevolmente il lavoro e non crea ansie ingiustificate)

·                                          Per l’ultima approvazione mandare il testo in un formato non modificabile, ad es. pdf  (in modo tale si dà l’impressione di un lavoro ormai pronto: l’aspetto visivo è essenziale)

Inoltre l’e-mail permette di:

§                                                                  Discutere i particolari, una volta deciso insieme e di persona il progetto

§                                                                  Sciogliere dubbi

§                                                                  Informare (a scadenza fissa)

§                                                                  Mettere a conoscenza se si comunica con altri

§                                                                  Dire cose difficili

La netiquette è il galateo di chi usa l’e-mail. Ecco una serie di accorgimenti:

v  Rispondere sempre

v  Gratificare colleghi e collaboratori

v  Inoltrare, non scaricare (quando si inoltra a un terzo, non limitarsi a ciò, ma spiegargli gentilmente la situazione, dandogli tutte le informazioni di base per la compresione)

v  Firmare sempre alla fine la propria e-mail

Ecco un prospetto finale sull’utilizzo dell’e-mail:

È bene usare l’email

È meglio non usarla

Mandare un messaggio semplice la cui risposta può aspettare un tempo ragionevole

Chiedere risposte immediate

Comunicare direttamente con chi prende decisioni, saltando livelli intermedi

Criticare lavori e collaboratori

Comunicare con colleghi che lavorano in altri fusi orari

Criticare qualcuno, il suo lavoro: il medium amplifica l’effetto negativo, polarizza le posizioni; l’incontro diretto le smussa

Comunicare con più interlocutori

Trasmettere contenuti realmente riservati

Lavorare con scadenze, ottimizzare i tempi

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