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Il collegio sindacale è l'organo di controllo della società.
Il collegio sindacale è composto da 3 o 5 membri effettivi, oltre a 2 sindaci supplenti.
I sindaci possono essere scelti tra i soci o al di fuori della comine sociale, almeno un membro effettivo e un membro supplente devono essere scelti tra soggetti iscritti nel registro dei revisori contabili. I restanti membri possono essere scelti tra le seguenti categorie di soggetti:
iscritti nel registro dei revisori contabili;
iscritti in albi professionali;
professori di ruolo universitari, in materie economiche o giuridiche.
I sindaci sono nominati per la prima volta nell'atto costitutivo e successivamente dall'assemblea. Il presidente del collegio sindacale è nominato dall'assemblea.
I seguenti soggetti non possono assumere la carica di sindaco e se eletti decadono dall'ufficio:
i soggetti che si trovino nelle ipotesi di ineleggibilità o decadenza previste per gli amministratori;
il coniuge, i parenti e gli affini entro il quarto grado degli amministratori della società, gli amministratori, il coniuge, i parenti e gli affini entro il quarto grado degli amministratori di società controllate, controllanti o sottoposte a comune controllo;
I soggetti che sono legati alla società o a società controllate, controllanti o società sottoposte a comune controllo, da un rapporto di lavoro o da un rapporto continuativo di consulenza o di prestazione d'opera retribuita o da altri rapporti di natura patrimoniale che ne compromettano l'indipendenza.
Con la riforma del 2003 è stata introdotta l'incompatibilità fra il rapporto continuativo di consulenza e la carica di sindaco, ritenuto pregiudizievole per l'indipendenza dei sindaci. Infatti i sindaci controllerebbero l'operato degli amministratori, svolto sotto i loro stessi suggerimenti. Quindi controllerebbero sé stessi.
I sindaci restano in carica per 3 esercizi. La cessazione per scadenza del termine ha effetto dal momento in cui il collegio sindacale viene ricostituito con i nuovi sindaci.
Contrariamente agli amministratori i sindaci possono essere revocati solo per giusta causa e la deliberazione di revoca, che deve essere assunta dall'assemblea ordinaria, deve anche essere approvata con decreto del tribunale.
La nomina dei sindaci con indicazione dei dati anagrafici deve essere iscritta nel registro delle imprese entro 30 giorni a cura degli amministratori. Negli stessi termini deve essere iscritta la cessazione dall'ufficio. Nel caso di cessazione di un sindaco subentrano i supplenti, in ordine di età. I sindaci subentrati rimangono in carica fino all'assemblea successiva, che deve provvedere alla nomina dei sindaci effettivi e supplenti, necessari per integrare il collegio.
I sindaci neo nominati dall'assemblea scadono con quelli in carica. Nel caso in cui venga a mancare il presidente, la presidenza è assunta dal sindaco più anziano, fino alla successiva assemblea. Qualora vengano a mancare più sindaci e i sindaci supplenti non siano sufficienti a ricostituire il collegio sindacale, deve essere convocata l'assemblea.
Il compenso è fissato nello statuto, in mancanza deve essere determinato dall'assemblea all'atto della nomina per l'intera durata della carica.
Il collegio sindacale svolge le seguenti funzioni:
Vigila sull'osservanza della legge e dello statuto;
Vigila sul rispetto dei principi di corretta amministrazione e in particolare sull'adeguatezza dell'assetto organizzativo, amministrativo e contabile adottato dalla società, nonchè sul suo concreto funzionamento;
Ove previsto e consentito esercita il controllo contabile.
I sindaci hanno ampi poteri di ispezione e controllo anche individuali. Il collegio sindacale può chiedere, inoltre, agli amministratori notizie sull'andamento delle operazioni sociali o su determinati affari. Può anche scambiare informazioni con i corrispondenti organi delle società controllate.
Infine i sindaci possono avvalersi di propri dipendenti e ausiliari sotto la propria responsabilità per lo svolgimento di specifiche operazioni di ispezione e di controllo. La società può, però, rifiutare a costoro l'accesso a informazioni riservate.
I sindaci partecipano alle adunanze del consiglio di amministrazione e alle assemblee e alle riunioni del comitato esecutivo. Hanno diritto di ricevere almeno 30 giorni prima di quello fissato per l'assemblea che deve discuterlo, il bilancio predisposto dagli amministratori, accomnato dalla loro relazione e dai documenti giustificativi.
Possono impugnare le deliberazioni assembleari contrarie alla legge e allo statuto, possono impugnare le deliberazioni del consiglio di amministrazione. Come vedremo in seguito possono presentare denuncia al tribunale per gravi irregolarità.
Il collegio sindacale deve riunirsi almeno ogni 90 giorni. Come previsto per l'assemblea e per le riunioni del consiglio di amministrazione, la riunione può svolgersi con mezzi telematici (se lo statuto lo consente).
Se un sindaco non partecipa a due riunioni, nel corso di un esercizio, senza giustificato motivo, decade dall'ufficio.
Le deliberazioni del collegio sindacale devono essere assunte a maggioranza dei presenti (la legge prescrive la maggioranza assoluta, ma pare doversi intendere relativa) e deve essere presente la maggioranza dei sindaci.
I sindaci devono redigere apposito verbale per ogni riunione. Tale verbale deve essere trascritto nell'apposito libro (delle adunanze e deliberazioni del collegio sindacale) e sottoscritto dagli intervenuti.
I sindaci devono partecipare alle assemblee, alle adunanze del consiglio di amministrazione e alle riunioni del comitato esecutivo, se presente.
Qualora un sindaco non assista, senza giustificato motivo, anche ad una sola assemblea, o a due adunanze consecutive del consiglio di amministrazione o del comitato esecutivo, nel corso di un esercizio, decade dall'ufficio.
I sindaci devono sostituirsi agli amministratori, qualora questi, con ingiustificato ritardo, non provvedano a convocare l'assemblea ed eseguire le pubblicazioni previste dalla legge.
I sindaci devono adempiere i loro doveri con la diligenza professionale (come gli amministratori). Sono responsabili della verità delle loro attestazioni e devono conservare il segreto sui fatti e sui documenti di cui vengono a conoscenza.
I sindaci sono inoltre responsabili solidalmente con gli amministratori per i fatti e le omissioni di questi, nel caso in cui si produca un danno, e tale danno non si sarebbe prodotto se avessero vigilato in conformità agli obblighi della loro carica. Esiste, quindi, un rapporto di causalità fra la violazione dei doveri di vigilanza e il danno.
Denuncia di Fatti censurabili (Mod. Tradizionale)
Ciascun socio, può denunciare al collegio sindacale, fatti che ritiene censurabili, non è richiesta a tale fine, una quota minima di capitale da parte del socio.
Di fronte alla denuncia, il collegio sindacale ha soltanto l'obbligo di tenerne conto nella propria relazione al bilancio d'esercizio da presentare nell'apposita assemblea. Tuttavia se la denuncia proviene da tanti soci che rappresentino almeno 1/20 del capitale sociale (o 1/50 nelle società che fanno il ricorso al mercato del capitale di rischio), il collegio sindacale ha l'obbligo di indagare senza ritardo sui fatti denunciati e di presentare le proprie conclusioni ed eventuali proposte all'assemblea. Il collegio sindacale infine può previa comunicazione al presidente del consiglio di amministrazione, convocare l'assemblea, qualora nell'espletamento del proprio incarico e indipendentemente da una denuncia ravvisi fatti censurabili di rilevante gravità e vi sia urgente necessità di provvedere.
Denuncia per Gravi Irregolarità (Mod. Tradizionale)
Tanti soci che rappresentino almeno il 10 % del capitale sociale (5% se la società fa ricorso al mercato del capitale di rischio) possono fare denuncia al tribunale, qualora abbiano il fondato sospetto che gli amministratori, in violazione dei loro doveri, abbiano compiuto gravi irregolarità nella gestione della società; tali da poter arrecare danno alla società stessa o a società controllate.
A fronte della denuncia il tribunale deve anzitutto sentire gli amministratori e i sindaci in camera di consiglio (le udienze possono essere a porte aperte o in camera di consiglio cioè a porte chiuse), il tribunale successivamente può assumere diverse determinazioni a seconda della gravità dei fatti. In primo luogo può ordinare l'ispezione dell'amministrazione della società. Non può ordinare l'ispezione e sospende per un certo periodo il procedimento se l'assemblea sostituisce gli amministratori e i sindaci con soggetti di adeguata professionalità. Questi ultimi devono attivarsi, senza indugio, per accertare se le violazioni sussistono, ed eventualmente per eliminarle, con l'obbligo di riferire al tribunale sugli accertamenti e le attività compiute. Nei casi più gravi e cioè se le violazioni denunciate sussistono, ovvero se gli accertamenti e le attività compiute dai nuovi amministratori e sindaci, non sono sufficienti ad eliminare le violazioni stesse, il tribunale può disporre gli opportuni provvedimenti e convocare l'assemblea per le conseguenti deliberazioni.
Qualora infine, il tribunale si trovi in presenza di casi ancora più gravi, può revocare gli amministratori ed eventualmente anche i sindaci, e nominare un amministratore giudiziario, determinandone i poteri e la durata. Prima della scadenza del proprio mandato, l'amministratore giudiziario, rende conto della propria attività al tribunale e può proporre azione di responsabilità contro amministratori e sindaci. Egli inoltre deve convocare e presiedere l'assemblea per la nomina dei nuovi amministratori e sindaci, o per proporre, qualora ne ricorrano le condizioni, la messa in liquidazione della società o la sua ammissione ad una procedura concorsuale.
I provvedimenti che abbiamo visto possono essere assunti dal tribunale, anche su richiesta del collegio sindacale e, per le società che fanno ricorso al mercato del capitale di rischio, su richiesta del pubblico ministero.
La denuncia di fatti censurabili e la denuncia di gravi irregolarità sono forme di autotutela delle minoranze contro l'illecito operato degli amministratori.
Controllo Contabile (Mod. Tradizionale)
La riforma del
Il controllo contabile della società, che prima della riforma era esercitato dal collegio sindacale, viene ora svolto da un revisore contabile o da una società di revisione.
Nelle società che fanno ricorso al mercato del capitale di rischio, il controllo contabile, è necessariamente esercitato da una società di revisione.
Il controllo contabile peraltro può essere esercitato dal collegio sindacale in via esclusiva, purché ricorrano le seguenti condizioni:
Che sia previsto nello statuto della società;
Che non si tratti di società che fanno ricorso al mercato di capitale di rischio;
Che non siano società tenute alla redazione del bilancio consolidato.
Se il controllo contabile è affidato al collegio sindacale, è necessario che tutti i suoi componenti siano iscritti nel registro dei revisori contabili.
Funzioni di Controllo Contabile (Mod. Tradizionale)
I soggetti ai quali è demandato il controllo contabile devono svolgere le seguenti funzioni:
verificare almeno una volta al trimestre la regolare tenuta della contabilità e la corretta rilevazione dei fatti di gestione nelle scritture contabili;
verificare se il bilancio d'esercizio e il bilancio consolidato, corrispondano alle risultanze delle scritture contabili e degli accertamenti eseguiti, nonché se siano conformi alle norme che li disciplinano;
esprimere in un'apposita relazione un giudizio sul bilancio d'esercizio e sul bilancio consolidato ove redatto.
L'attività di controllo contabile deve essere documentata attraverso la verbalizzazione nel libro del collegio sindacale, se è questo a svolgere l'attività di controllo contabile, o in apposito libro, negli altri casi.
Conferimento e Revoca dell'incarico (Mod. Tradizionale)
Se l'attività di controllo contabile è svolta da un revisore contabile o da una società di revisione, l'incarico viene conferito dall'assemblea ordinaria, sentito il collegio sindacale. La stessa assemblea deve determinare il corrispettivo per l'intera durata dell'incarico. L'incarico ha durata di 3 esercizi e può essere revocato prima del termine soltanto per giusta causa e sentito il parere del collegio sindacale. La deliberazione assembleare di revoca deve essere approvata con decreto del tribunale sentito l'interessato.
Nel caso in cui il controllo contabile sia svolto da un revisore contabile, non è ammesso che questi sia nominato attingendo fra i componenti del collegio sindacale della società o delle società controllate, della società controllante, o delle società sottoposte a comune controllo; se così accade, decade dall'ufficio. Lo statuto può prevedere altre cause di ineleggibilità o decadenza e ulteriori requisiti di professionalità del soggetto incaricato del controllo contabile.
Responsabilità (Mod. Tradizionale)
I soggetti incaricati del controllo contabile, sono responsabili alla stessa stregua dei sindaci, e sono inoltre responsabili nei confronti della società, dei soci e dei terzi, per i danni derivanti dall'inadempimento dei loro doveri.
Nel caso di controllo svolto da una società di revisione, i soggetti che hanno effettuato il controllo contabile, sono responsabili in solido con la società di revisione stessa.
L'azione di responsabilità si prescrive nel termine di 5 anni dalla cessazione dell'incarico.
Scambio di Informazioni (Mod. Tradizionale)
Il collegio sindacale e i soggetti incaricati del controllo contabile, devono scambiarsi tempestivamente le informazioni rilevanti per l'espletamento dei rispettivi compiti.
Il modello tradizionale è quello che si applica in assenza di previsione statutaria, pertanto se si vuole adottare il modello dualistico è necessario che sia espressamente previsto nello statuto (lo statuto può disciplinare contestualmente i tre sistemi consentendo ai soci di passare da uno all'altro senza modificare lo statuto). Nel modello dualistico l'amministrazione è affidata al consiglio di gestione, mentre il controllo è affidato al consiglio di sorveglianza.
Consiglio di Gestione (Mod. Dualistico)
Al consiglio di gestione, è attribuita l'esclusiva responsabilità della gestione dell'impresa, in tale contesto esso può compiere tutte le operazioni necessarie per il conseguimento dell'oggetto sociale. Il consiglio di gestione è costituito da un numero di componenti non inferiore a due, che possono essere scelti anche tra non soci. I componenti del consiglio di gestione sono nominati per la prima volta nell'atto costitutivo, successivamente dal consiglio di sorveglianza. Essi restano in carica per un periodo non superiore a 3 esercizi. Sono rieleggibili salvo diversa disposizione dello statuto, e sono revocabili, in qualunque tempo dal consiglio di sorveglianza. La revoca può avvenire anche senza giusta causa, salvo il diritto al risarcimento dei danni. Se nel corso dell'esercizio vengono a mancare, uno o più componenti del consiglio di gestione, il consiglio di sorveglianza deve provvedere senza indugio alla loro sostituzione. Non è dunque previsto il meccanismo della Cooptazione.
L'azione sociale di responsabilità è disciplinata dalle stesse norme previste per il modello tradizionale. Essa può quindi essere promossa con delibera dell'assemblea ordinaria, oppure direttamente dai soci. Tuttavia, in aggiunta, l'azione sociale di responsabilità può essere proposta con deliberazione del consiglio di sorveglianza. In tale caso il quorum deliberativo è pari alla maggioranza dei componenti del consiglio di sorveglianza stesso.
Inoltre se la delibera è assunta con il voto favorevole di almeno due terzi dei componenti si determina anche la revoca dei membri del consiglio di gestione contro cui è proposta.
Alla sostituzione dei membri revocati provvede contestualmente lo stesso consiglio di sorveglianza. L'azione sociale di responsabilità si prescrive nel termine di 5 anni dalla cessazione del componente del consiglio di gestione.
L'azione di responsabilità può essere oggetto di transazione e rinuncia da parte del consiglio di sorveglianza e da parte della società e tali rinunce e transazioni non impediscono l'esercizio delle azioni di responsabilità da parte dei soci e dei creditori. La rinuncia o la transazione devono essere approvate dalla maggioranza assoluta dei componenti del consiglio di sorveglianza.
Norme applicabili al consiglio di gestione (Mod. Dualistico)
Al consiglio di gestione si applicano, in quanto compatibili, le disposizioni previste per il consiglio di amministrazione nel modello tradizionale, ed in particolare quelle relative:
alla validità delle riunioni;
alla nomina del suo presidente;
all'impugnativa delle deliberazioni (che spetta anche al consiglio di sorveglianza);
agli adempimenti pubblicitari relativi alla nomina e alla cessazione;
al potere di rappresentanza;
alle cause di ineleggibilità (alle quali si aggiunge l'essere membri del consiglio di sorveglianza);
alla rinuncia alla carica;
al divieto di esercizio di attività concorrenti;
alla diligenza professionale;
alla responsabilità.
Il consiglio di sorveglianza deve essere formato da un numero di componenti non inferiore a tre. I componenti possono essere soci o non soci. Il numero dei componenti è fissato nello statuto. Devono inoltre essere nominati almeno due supplenti. I primi componenti del consiglio di sorveglianza sono nominati nell'atto costitutivo, successivamente la nomina spetta all'assemblea ordinaria.
I componenti del consiglio di sorveglianza durano in carica per tre esercizi e scadono alla data della successiva assemblea convocata per approvare il bilancio. La loro cessazione ha effetto dal momento in cui il consiglio di sorveglianza è stato ricostituito. Almeno un componente del consiglio di sorveglianza ed un supplente devono essere scelti tra gli iscritti nel registro dei revisori contabili.
I componenti del consiglio di sorveglianza sono rieleggibili, a meno che lo statuto disponga diversamente.
Qualora nel corso dell'esercizio vengano a mancare uno o più componenti del consiglio di sorveglianza l'assemblea deve provvedere senza indugio alla loro sostituzione.
Il presidente del consiglio di sorveglianza viene eletto dall'assemblea ordinaria, mentre i suoi poteri sono definiti dallo statuto.
Non possono essere eletti alla carica di componente del consiglio di sorveglianza e se eletti decadono dall'ufficio:
l'interdetto, l'inabilitato, il fallito o chi è condannato a una pena che comporti l'interdizione anche temporanea dai pubblici uffici o l'incapacità ad esercitare uffici direttivi;
i componenti del consiglio di gestione;
coloro che sono legati alla società o a società controllate, controllanti o società sottoposte a comune controllo da un rapporto di lavoro o da un rapporto continuativo di consulenza o prestazione d'opera retribuita, o da altri rapporti di natura patrimoniale che ne compromettano l'indipendenza.
Lo statuto può prevedere altre cause di ineleggibilità.
Competenze del consiglio di sorveglianza (Mod. Dualistico)
Il consiglio di sorveglianza svolge le seguenti funzioni:
Nomina e revoca i componenti del consiglio di gestione e ne determina il compenso salvo che la relativa competenza sia attribuita all'assemblea dallo statuto;
Approva il bilancio d'esercizio e, se redatto, il bilancio consolidato;
Esercita le funzioni di controllo proprie del collegio sindacale;
Può promuovere l'azione di responsabilità nei confronti dei componenti del consiglio di gestione;
Può presentare la denuncia al tribunale ai sensi dell'art. 2409 del C.c.;
Deve riferire in forma scritta, almeno una volta all'anno, all'assemblea, sull'attività di vigilanza svolta, sulle omissioni e sui fatti censurabili.
Possono assistere alle riunioni del consiglio di gestione e devono partecipare alle assemblee.
Sono soggetti esclusivamente all'azione di responsabilità promossa dalla assemblea.
Al consiglio di sorveglianza si applicano le norme previste per il collegio sindacale nel modello tradizionale.
Tuttavia per quanto riguarda la validità delle deliberazioni si applicano le norme relative al consiglio di amministrazione.
Il modello monistico deve essere espressamente previsto nello statuto. In tale caso, come si è detto, l'amministrazione è affidata ad un consiglio di amministrazione, mentre il controllo è esercitato da un comitato costituito al suo interno e denominato comitato per il controllo sulla gestione.
Si stabilisce che almeno un terzo dei componenti del consiglio di amministrazione debba possedere i requisiti di indipendenza stabiliti per i sindaci nel modello tradizionale, nonché quelli ulteriori eventualmente fissati dallo statuto.
La determinazione del numero dei componenti del comitato e la loro nomina spettano al consiglio di amministrazione salvo diversa disposizione dello statuto. Per le società che fanno ricorso al mercato del capitale di rischio non possono essere meno di tre.
Almeno uno dei componenti del comitato deve essere scelto fra gli iscritti nel registro dei revisori contabili.
Tutti i componenti del comitato devono essere in possesso dei requisiti di indipendenza sopra richiamati.
Nel caso di morte, rinunzia o decadenza di un componente del comitato, il consiglio di amministrazione provvede senza indugio a sostituirlo, scegliendolo tra gli amministratori in possesso dei requisiti di indipendenza. Se ciò non è possibile, si applicano le norme previste per la sostituzione degli amministratori nel modello tradizionale in materia di cooptazione.
Il comitato per il controllo sulla gestione svolge le seguenti funzioni:
Elegge al suo interno il presidente a maggioranza assoluta;
Adempie i doveri previsti per il collegio sindacale nel modello tradizionale (vigila sull'adeguatezza del sistema di controllo interno e del sistema amministrativo e contabile, nonché sulla sua idoneità a rappresentare i fatti di gestione);
Svolge gli ulteriori compiti che gli sono stati affidati dal consiglio di amministrazione con riguardo ai rapporti con i soggetti incaricati del controllo contabile.
Al consiglio di amministrazione si applicano le norme previste nel modello tradizionale per il consiglio di amministrazione. Relativamente al comitato per il controllo sulla gestione si applicano invece le norme previste per il collegio sindacale.
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