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TIPOLOGIE DI TESTI

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Fondamentale è anche la presentazione materiale dei documenti. Un testo si legge bene non solo se risulta scritto chiaramente, ma anche se viene presentato in modo chiaro, anzi il primo impatto di lettura è sempre con la disposizione materiale del documento.

Questi gli elementi da prendere in considerazione:

margini

interlinea

iminazione

Margini

Per un testo di media lunghezza (tale cioè da occupare un foglio A4) i margini superiore e inferiore devono essere almeno di 2/2,5 cm. Andranno aumentati se il testo è breve (in modo tale, cioè, da ottenere alla fine un testo centrato). Particolare riguardo per il margine sinistro, che deve essere, indicativamente, di almeno 3 cm: in modo tale vi sarà spazio sufficiente per praticare dei fori e legare insieme i fogli.

Interlinea

Si consiglia un'interlinea 1,5/2.

Iminazione

Riguardo i caratteri tipografici, si distinguono due tipologie: caratteri con le grazie; caratteri senza grazie.

I caratteri con le grazie sono quelli che presentano un raccordo tra aste verticali e linee orizzontali:

M   d

I caratteri senza grazie sono privi delle linee orizzontali; risultano più essenziali:

M    d

Il consiglio che si dà è il seguente: per il corpo del testo va utilizzato un carattere con le grazie (ad es. Times, Garamond, Courier); per i titoli, le intestazioni dei paragrafi, gli elementi insomma che forniscono lo schema logico del testo, è opportuno scegliere un carattere senza grazie (ad es. Arial, Verdana). In questo modo l'effetto visivo complessivo è estremamente elegante e di grande distensione per l'occhio di chi legge.

Inoltre:

il tondo è il carattere che si usa nei testi correnti (quello che stiamo usando in questo momento).

Il corsivo si usa in particolari casi, che abbiamo visto.

Il grassetto o neretto si usa raramente, ed è in genere da evitare (ad es. da evitare per evidenziare parole: si userà il corsivo). Si può usare per elementi definiti nella ina, come le numerazioni di capoversi o i titoletti. Chi legge deve sapere che il neretto indica un livello di struttura più generale del testo in tondo.

Il MAIUSCOLO va usato con grande parsimonia. Anche nei titoli bisogna cercare di evitare i testi in maiuscolo, che risultano di difficile lettura e che avrebbero bisogno di attente spaziature tra le lettere. In alternativa è meglio utilizzare variazioni di corpo o il neretto o un carattere alternativo.

Quanto all'iminazione in senso stretto, vi sono tre modelli.

1. Modello a blocco chiuso

Gentile sig.ra Giardini,

a seguito della visita dei suoi collaboratori al cantiere abbiamo individuato .

Con la presente intendo proporle la lista dei lavori .

Premesso che preferiamo .

In questo modello non si usa il rientro e la spaziatura tra paragrafi.

2. Modello a blocco emarginato

Gentile sig.ra Giardini,

a seguito della visita dei suoi collaboratori al cantiere abbiamo individuato .

Con la presente intendo proporle la lista dei lavori .

Premesso che preferiamo trattare con lei .

In questo modello si usa il rientro di capoverso.

3. Modello a blocco aperto

Gentile sig.ra Giardini,

a seguito della visita dei suoi collaboratori al cantiere abbiamo individuato .

Con la presente intendo proporle la lista dei lavori .

Premesso che preferiamo trattare con lei .

In questo modello si usa la spaziatura tra paragrafi ma non il rientro di capoverso (questo perché rientro di capoverso e spaziatura sono sconsigliati insieme).

Ancora un po' di terminologia pratica.

Ecco un esempio di Testo giustificato:

Dopo circa due mesi trascorsi dall'insediamento dell'Ufficio Speciale per l'Immigrazione nella sede di Piazza Santa Chiara n. 4, si ritiene opportuno fare una prima ricognizione sui servizi attivati in favore degli immigrati extracomunitari e nomadi.

A tale scopo si allegano in copia le deliberazioni adottate dalla Giunta Comunale, dalla cui lettura potranno essere tratti utili elementi per avviare l'utenza ai servizi posti in essere.

Va premesso che i servizi in argomento possono essere rivolti, stante il quadro normativo vigente, soltanto ai soggetti in regola con la normativa che disciplina il soggiorno in Italia e che non abbiano già fruito in precedenza di analoghi servizi da parte della Pubblica Amministrazione.

Cioè quando c'è un perfetto allineamento su entrambi i margini, sia destro che sinistro.

Invece ecco un esempio di Testo a bandiera

Dopo circa due mesi trascorsi dall'insediamento dell'Ufficio Speciale per l'Immigrazione nella sede di Piazza Santa Chiara n. 4, si ritiene opportuno fare una prima ricognizione sui servizi attivati in favore degli immigrati extracomunitari e nomadi.

A tale scopo si allegano in copia le deliberazioni adottate dalla Giunta Comunale, dalla cui lettura potranno essere tratti utili elementi per avviare l'utenza ai servizi posti in essere.

Va premesso che i servizi in argomento possono essere rivolti, stante il quadro normativo vigente, soltanto ai soggetti in regola con la normativa che disciplina il soggiorno in Italia e che non abbiano già fruito in precedenza di analoghi servizi da parte della Pubblica Amministrazione.

Cioè quando l'allineamento avviene solo a sinistra: l'effetto è quello di una bandiera, infatti.

TEST

Come esercizio, si provi a riscrivere la seguente lettera, secondo tutte le indicazioni viste finora. La lettera è sviluppata male, sia dal punto di vista della coerenza sia da quello della coesione.

Gentile prof. Benn,

la sua straordinaria fama di studioso, la sua competenza, la profondità e la completezza dei suoi studi, e, insieme, la generosità che - mi dicono - è una delle sue doti principali, e ancora, non ultime, le entusiastiche approvazioni che lei riscuote anche presso gli studenti italiani per la sua ospitalità, mi spingono a scriverle per annunciarle il mio arrivo a Berlino.

Mi sto occupando degli epigoni novecenteschi di Goethe e mi auguro di trovare molto materiale, e soprattutto una buona guida. Qui a Trieste sono seguita dal prof. Storne, che mi ha indirizzato a lei e ha impostato i miei primi passi. Potrò telefonarle al mio arrivo? Forse non le ho detto che sono una studentessa Erasmus. Un caro saluto da Paola Rossi [seguono indirizzo e numero telefonico]

Altro esercizio: a partire dai dati forniti si scrivano due lettere:

1. Il dottor Donato Benvenuti con una lettera del 10 settembre 2005 presentava il proprio curriculum per chiedere l'assunzione presso l'Immobiliare Grattacieli S.p.A. di Roma.

Gli risponde Raffaelo Sala, responsabile del personale della Immobiliare Grattacieli S.p.A.

Comunicare in maniera garbata ed efficace a Benvenuti che l'Immobiliare per il momento non può assumerlo.

2. Il signor Carlo Carli chiede la sostituzione del frullatore comprato per corrispondenza dalla ditta "Elettrodomestici facili"

acquistato un anno e due mesi fa

la garanzia era di un anno (quindi è scaduta . )

un mese dopo l'acquisto l'ha rispedito per una riparazione

si è rotto altre tre volte: due volte riparato sotto garanzia e una a sue spese

eppure adesso si è rotto per l'ennesima volta

ha già speso 100 euro per riparazioni e spese postali

E-mail

La versione elettronica della lettera è l'e-mail (electronic mail: posta elettronica). Si tratta ormai di una tipologia di scrittura ampiamente usata nel mondo del lavoro, a cui è opportuno dedicare la giusta attenzione.

Ecco, in sintesi, un elenco delle sue caratteristiche:

Non prevede interazioni (a differenza del dialogo telefonico o frontale, nel quale a seconda della reazione dell'interlocutore si può correggere il proprio approccio e regolarsi di conseguenza)

Si può strutturare come testo normale (cioè in sostanza ha le medesime caratteristiche della lettera, e come tale deve essere trattata)

Può essere rivista e modificata fino all'ultimo

Una volta inviata non è modificabile

Arriva subito

Può essere riletta molte volte dal destinatario

È un documento, una testimonianza

Dicevamo che va trattata come una lettera: per cui bisogna utilizzare le formule d'inizio e quelle di conclusione e firmarsi.

Quindi, con i superiori, con chi non si conosce personalmente, questa sarà la struttura da seguire:

Gentile ingegnere Carli, / Gentile dott. Rossi,

[testo dell'e-mail]

La saluto cordialmente

Firma

Dunque:

Evitare le maiuscole di rispetto

Usare uno stile formale e rispettoso

Ma non burocratico e troppo ossequioso

Inoltre, se il testo supera una certa lunghezza (più di 20 righe) valutare se conviene trasformarlo in allegato.

Evitare le formule di saluto generico come: Salve, Buongiorno

Usare invece le formule d'inizio viste per la lettera, e soprattutto menzionare sempre il nome/cognome della persona cui si ci rivolge fin dalla formula d'inizio. Ad es.:

Gentile professor Bianchi,

Gentile ingegner Rossi,

Le chiusure possono essere più partecipate e meno formali; ad es.:

La ringrazio della disponibilità. Cordiali saluti

Spero di incontrarla presto di persona. Intanto la ringrazio e le invio i miei più cordiali saluti

Nella comunicazione con persone cui si dà del tu, ma che si conoscono da poco, evitare gli inflazionati "Baci", "Abbracci"; essere più discreti e usare "Ciao", "A presto", altrettanto efficaci ma meno intimi.

Ruolo fondamentale riveste il cosiddetto paratesto, la riga-oggetto (il subject): si tratta del primo elemento che si presenta a chi legge una nostra e-mail. Non va assolutamente sottovalutato, ma va usato con accortezza ed efficacia.

Dunque evitare scritte generiche, magari in maiuscolo come:

URGENTE

IMPORTANTE

Vista la diffusione di scritte del genere nello spamming, così facendo si rischia di indurre chi ci legge a cestinarci immediatamente.

Bisogna dunque essere brevi ma chiari e precisi.

Ecco un prospetto esemplificativo:

Nella comunicazione con l'e-mail vige il principio della piramide rovesciata, cioè: dall'informazione principale ai dettagli.

Ciò di più importante va messo nella riga-oggetto e nel primo paragrafo.

Anche le notizie negative.

La struttura del messaggio va dunque concepita come una mappa visiva (si tenga anche sempre che di solito si legge l'e-mail dallo schermo, più raramente lo si stampa, o al massimo si decide di stamparlo solo dopo una prima lettura dal video).

Dunque:

Preparare un indice iniziale, se il documento è lungo

Paragrafi brevi, introdotti da titoli maiuscoli

Spazio bianco tra paragrafi

Elenchi alfanumerici per sintetizzare

Perciò la brevità è essenziale, ma:

Essere brevi non vuol dire abbreviare

La grammatica, cioè, rimane fondamentale, ed è indice di grande attenzione e rispetto. Una e-mail piena di sviste e refusi indica grande confusione e trascuratezza.

Si tollerano poche abbreviazioni, al massimo:

prox.

ecc.

ok

Per il resto, come già si accennava, l'e-mail va elaborata come una lettera, e prevede come qualsiasi testo scritto le cinque fasi che abbiamo visto.

È comunque una forma di comunicazione meno rigida, per cui si possono scegliere soluzioni meno formali (sempre a seconda dei casi e delle situazioni).

Ad es. una comunicazione rigida e neutra come la seguente:

A far data da oggi, tutti i dipendenti potranno scaricare il cedolino dello stipendio dalla sezione Risorse Umane dell'intranet aziendale

può essere resa più efficace con un approccio meno distaccato, così:

Da oggi c'è un nuovo servizio per te: il cedolino dello stipendio online sull'intranet aziendale

Un altro esempio; una comunicazione neutra come la seguente:

Si comunica che tutti i dipendenti facenti capo alla struttura Marketing & Communications sono convocati per una riunione materdì prossimo, 15 novembre, alle ore 9.30 presso l'Auditorium. Pregasi confermare partecipazione, grazie

può essere resa così:

Cari colleghi, siete tutti invitati a un incontro per fare il punto sulle nostre attività. ½ aspetto martedì prossimo, 15 novembre, alle ore 9.30 in Auditorium. ½ allego l'agenda, in modo che possiate già farvi un'idea dei temi che tratteremo. Se ne avete di nuovi, segnalatemeli pure. A presto, grazie a tutti per la collaborazione

Confrontate i testi e cercate di cogliere le strategie utilizzate (uso di una persona "inclusiva" come la II sing./plur.; lessico più informale ecc.)

Data la velocità con cui si scrivono le e-mail, può anche capitare di avere delle discussioni dai toni accesi (il cosiddetto flaming). Ecco una serie di consigli per affrontare al meglio una tale evenienza:

Non contrapporsi in modo frontale

Riconoscere nelle ragioni altrui ciò che c'è di condivisibile

Fare proprio il linguaggio altrui

Insistere sulla condivisione di elementi in comune

Usare congiuntivi e condizionali (che sono meno frontali e appartengono all'ambito della possibilità e non della certezza)

Ringraziare

Infatti ricordatevi sempre che:

I messaggi, una volta inviati, non si controllano

Possono essere girati, anche a vostra insaputa

L'e-mail può essere utilizzata per diversi scopi. Vediamone brevemente alcuni.

Convocare riunioni

Ecco gli elementi da tenere presenti:

Precisa indicazione di data, ora e luogo

Chiarezza sull'oggetto e gli obiettivi

Informazioni su chi vi prenderà parte

Brevità complessiva

In casi del genere l'e-mail, una volta svoltasi la riunione, consente di avere un puntuale Feedback, perché permette:

Invio del resoconto (verbale)

Raccolta di quesiti, osservazioni o di quanto non emerso durante la riunione

Informazione per chi non ha potuto parteciparvi

Ottenere approvazione

Se si lavora a un progetto coordinato da un proprio superiore, ecco i consigli da seguire per una resa ottimale:

Documentare ogni fase del lavoro

Spiegare sempre il perché di certe scelte

Darsi una falsa scadenza, ovviamente anticipata

Esplicitare, fin dalla prima e-mail, la regola del silenzio-assenso (ciò velocizza notevolmente il lavoro e non crea ansie ingiustificate)

Per l'ultima approvazione mandare il testo in un formato non modificabile, ad es. pdf  (in modo tale si dà l'impressione di un lavoro ormai pronto: l'aspetto visivo è essenziale)

Inoltre l'e-mail permette di:

Discutere i particolari, una volta deciso insieme e di persona il progetto

Sciogliere dubbi

Informare (a scadenza fissa)

Mettere a conoscenza se si comunica con altri

Dire cose difficili

La netiquette è il galateo di chi usa l'e-mail. Ecco una serie di accorgimenti:

v  Rispondere sempre

v  Gratificare colleghi e collaboratori

v  Inoltrare, non scaricare (quando si inoltra a un terzo, non limitarsi a ciò, ma spiegargli gentilmente la situazione, dandogli tutte le informazioni di base per la compresione)

v  Firmare sempre alla fine la propria e-mail

Ecco un prospetto finale sull'utilizzo dell'e-mail: